Microsoft Teams en SharePoint Online.

Microsoft Teams is onderdeel van Microsoft 365 en helpt teams binnen een organisatie efficiënter en effectiever werken. Dit was natuurlijk altijd al de bedoeling van Microsoft 365, maar met programma’s als Outlook, Skype en SharePoint wil Microsoft haar gebruikers ook in staat stellen om met collega’s en mensen van buiten de eigen organisatie samen te werken.

Microsoft Teams

Daar is Microsoft Teams voor in het leven geroepen. De meeste mensen kennen Teams vooral vanwege de chatfunctie, maar het is zóveel meer dan dat! Binnen het ecosysteem van Microsoft is Teams dé centrale hub voor teamwerk.

Naast het chatten kun je teams samenstellen en hierin ‘kanalen’ toevoegen. Dat zorgt ervoor dat er een overzichtelijke indeling van het team is en teamleden zelf documenten in het juiste kanaal kunnen plaatsen.

Ook kun je vergaderingen inplannen en houden via Teams en blijft je agenda altijd up-to-date door de koppeling aan Outlook! Bovendien kun je hierdoor zien of genodigden voor een vergadering ook beschikbaar zijn op het voorgestelde tijdstip. Je kunt natuurlijk ook vergaderen met Teams via video, net als dat in Skype kon.

SharePoint en Teams

Eén hub dus, waar je nooit meer uit hoeft te navigeren om samen met je team te kunnen samenwerken. Klinkt leuk, maar wat gebeurt er met de documenten die je in Teams uploadt? Je gebruikte toch SharePoint Online voor het werken in en delen van documenten?

Deel je een bestand via Teams, dan wordt dit opgeslagen in SharePoint Online. Bij het maken van een Team en bijbehorende kanalen wordt daar op de achtergrond namelijk een SharePoint site achter gehangen waar gedeelde bestanden worden bewaard. Dat is mooi, want alle documenten worden daardoor beschermd met behulp van SharePoint security trimming. Dat wil zeggen, wanneer je geen rechten hebt om een document in te zien kun je er ook niet bij komen. Deel je daarentegen bestanden via de chatfunctie in Teams, dan gaan deze in je persoonlijke OneDrive for Business.

Wanneer gebruik je welke cloudapplicatie?

Stel nu dat je documenten wilt bewerken die niet gedeeld zijn in één van de teams waar jij lid van bent. Dan heb je via Teams ook geen toegang tot deze bestanden. In dat geval moet je het document rechtstreeks benaderen in SharePoint Online.

What happened to Skype?

Dat is een lang verhaal, maar het komt erop neer dat de functionaliteiten uit Skype zijn opgegaan in Teams. We verwachten dat Skype binnen een paar jaar helemaal uit de lucht wordt gehaald; de applicatie wordt immers al niet meer doorontwikkeld door Microsoft. Dat is overigens best logisch, want wat je in Skype kon kun je ook in Teams. Je kunt alleen met Teams nog veel meer. Via Skype kon je bijvoorbeeld wel bestanden met elkaar delen, maar je ging het nooit meer terugvinden omdat de locatie van het bronbestand niet te benaderen was via Skype!